De Belastingdienst heeft een stappenplan opgesteld waarmee ondernemers hun administratie op orde houden. Een goede administratie maakt het makkelijker om aanspraak te maken op regelingen zoals de kleineondernemersregeling of de investeringsaftrek, en vereenvoudigt je belasting- en btw-aangiftes. Het stappenplan gaat onder meer over wat je bijhoudt, welk systeem je kiest, hoe je facturen opstelt, hoe lang je je administratie bewaart en hoe je geld opzij zet voor de belasting.
Waarom is een goede administratie belangrijk en wat houd je bij?
Een goede administratie bijhouden is ook belangrijk voor belastingzaken. Je kunt dan bijvoorbeeld gemakkelijk aanspraak maken op de kleineondernemersregeling of de investeringsaftrek, en het vergemakkelijkt je belasting- en btw-aangiftes. Op papier of in een digitale omgeving houd je bij: kassabonnen, kasadministratie, financiële aantekeningen, bankafschriften, contracten en overeenkomsten, facturen, agenda’s of afspraken, correspondentie, databestanden en software, en gereden kilometers met de zakelijke auto. Houd ook je uren bij voor de zelfstandigenaftrek: hier heb je recht op bij minimaal 1225 uur per jaar. Werk je in de horeca? Dan is er een administratiecheck voor horecaondernemers van de Belastingdienst, die laat zien of je administratie voldoet aan de wettelijke eisen. Tip: werk je administratie maandelijks bij, zodat je het overzicht houdt.
Welk systeem kies je voor je administratie?
Wanneer je een fijn systeem voor je administratie hebt gevonden, is die taak ineens een stuk minder lastig. Goede boekhoudsoftware is er genoeg, dus maak er zeker gebruik van; de kosten voor een programma zijn aftrekbaar. Ook kun je een fiscaal dienstverlener inhuren om je aangiftes en boekhouding te doen. Een ander hulpmiddel is het Referentie Grootboekschema (RGS): een open standaard met alle grootboekrekeningen die je als bedrijf nodig hebt om te rapporteren aan overheden (Belastingdienst, KVK, CBS), banken en andere publieke en private organisaties. Ook zijn er grootboekrekeningen te vinden die je kunt gebruiken voor interne rapportages.
Waar moet een factuur aan voldoen?
Een goede facturenadministratie is voor iedereen fijn: voor je eigen btw-administratie én voor wie jouw factuur ontvangt. Zorg dat je helder hebt óf en hoeveel btw je moet vragen, en vermeld op elke factuur de verplichte gegevens, zodat deze ook betaald wordt. Bewaar al je facturen goed; doe je zaken in het buitenland, dan gelden er andere regels.
Verplicht op je factuur:
- Je volledige naam en die van je afnemer. Vermeld de juridische naam; de handelsnaam mag ook, als die in combinatie met adres en woonplaats bij de Kamer van Koophandel is geregistreerd. Bij fiscale eenheden staat meestal de naam van het onderdeel dat de prestatie levert op de factuur.
- Je volledige adres en dat van je afnemer. Vermeld het adres waar de onderneming feitelijk is gevestigd; een postbusnummer alleen is niet voldoende.
- Je btw-identificatienummer (het nummer met “NL” ervoor). Vermeld bij fiscale eenheden het btw-identificatienummer van het onderdeel dat de prestatie levert.
- Je KVK-nummer, als je bij de KVK bent ingeschreven.
- De datum waarop de factuur is uitgereikt.
- Een factuurnummer: gebruik opeenvolgende nummers, eventueel met meerdere reeksen. Elk factuurnummer mag maar één keer voorkomen.
- Bij levering van goederen: wat je hebt geleverd en hoeveel, bijvoorbeeld 100 kilo suiker of 25 spijkerbroeken.
- Bij levering van diensten: wat voor diensten je hebt geleverd en de omvang ervan, bijvoorbeeld 1 massage van 1 uur of het ophogen van een tuin van 50 m² met 30 cm grond.
- De datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd, of de datum van een vooruitbetaling.
- Het bedrag dat je in rekening brengt, exclusief btw. Lever je goederen of diensten met verschillende btw-tarieven, vermeld dan de aparte bedragen; vermeld ook de eenheidsprijs, als dat van toepassing is.
- Het btw-tarief dat van toepassing is op de geleverde goederen of dienst.
- Het btw-bedrag.
Hoe lang bewaar je je administratie?
De meest logische manier om je administratie te bewaren, is door alles digitaal op te slaan. De gegevens die je opslaat, moeten een aantal jaren bewaard blijven. Basisgegevens zoals het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie, voorraadadministratie, in- en verkoopadministratie en loonadministratie, en gegevens die belangrijk zijn voor de belastingheffing van anderen, bewaar je zeven jaar. Gegevens over onroerende zaken en over het éénloketsysteem (OSS) bewaar je tien jaar. Je kunt dit ook altijd met de Belastingdienst bespreken en hierover afspraken maken.
Waarom is het slim om geld achter de hand te houden voor de belasting?
Niets zo vervelend als een aanslag op de (digitale) mat waar je niet op had gerekend. Daarom is het goed om altijd wat geld achter de hand te houden voor je belastingaangifte. Zet een deel (meestal een derde) van je winst apart en maak er een potje voor op je bankrekening. Zo houd je grip op je financiën en kom je niet voor verrassingen te staan. Stel ook een herinnering in voor je aangiftes, zodat je op tijd betaalt.
Noot: Het antwoord is gebaseerd op de bij ons bekende wetgeving en jurisprudentie per de hierboven aangegeven datum.