Je personeel is wettelijk verplicht zich op de werkplek te kunnen identificeren. Dit betekent dat werknemers – evenals uitzendkrachten, stagiairs en andere arbeidskrachten – altijd een geldig identiteitsbewijs bij zich moeten hebben wanneer ze aan het werk zijn. De werkgever heeft daarnaast drie wettelijke verplichtingen: verificatieplicht, bewaarplicht en zorgplicht.
De drie onderdelen van de identificatieplicht:
- Verificatieplicht: Je moet vóór indiensttreding de identiteit van je werknemer controleren aan de hand van het originele, geldige identiteitsbewijs (geen rijbewijs, want daarop staat geen nationaliteit; voor verificatie is een paspoort of nationale ID-kaart vereist).
- Bewaarplicht: Je moet een duidelijke kopie van het geldige identiteitsbewijs in je loonadministratie bewaren, en deze minimaal 5 jaar na einde dienstverband bewaren.
- Zorgplicht: Je moet ervoor zorgen dat al je medewerkers en ingeleende arbeidskrachten op het werk altijd hun originele identiteitsbewijs bij zich hebben en, zo nodig, kunnen tonen bij controle. Je moet je werknemers hier actief op wijzen.
Wat is geldig als identiteitsbewijs?
- Voor de werkvloer en tijdens controles geldt: een paspoort, een Nederlandse/europese ID-kaart, of een Nederlands/Europees rijbewijs (voor het tonen bij een controle, niet voor vaste identificatie bij indiensttreding).
- Voor het vaststellen van identiteit bij aanstelling is het rijbewijs níet voldoende; dan is een paspoort of identiteitskaart verplicht.
Praktische implicaties
Bij controles door instanties zoals de Arbeidsinspectie, Belastingdienst of UWV moet de werkgever direct kopieën van de identiteitsbewijzen van werknemers kunnen laten zien. Werknemers zelf moeten hun originele identiteitsbewijs (of rijbewijs, waar toegestaan) kunnen tonen. Kan een werknemer zich tijdens een controle niet legitimeren, dan riskeert hij of zij een boete en mogelijk een politiebezoek.
Iedereen ouder dan 14 jaar is in principe verplicht altijd een identiteitsbewijs bij zich te dragen. Op de werkvloer is deze verplichting voor zowel werkgever als werknemer streng vastgelegd en gekoppeld aan de arbeidswetgeving en toezicht. Belangrijk om te weten: als het identiteitsbewijs van een werknemer tijdens het dienstverband verloopt, hoeft de werkgever geen nieuwe kopie te maken. Het bewaren van de originele, geldige kopie is voldoende.
Kortom: personeel moet zich altijd op de werkplek kunnen legitimeren. De werkgever is verplicht dit mogelijk te maken en administratief goed te regelen volgens de drie genoemde plichten. Dit geldt voor eigen medewerkers én ingeleend personeel.
Noot: Het antwoord is gebaseerd op de bij ons bekende wetgeving en jurisprudentie per de hierboven aangegeven datum.