Voor een BV zijn telefoonkosten, internet, laptop, auto en vergelijkbare uitgaven aftrekbaar voor zover deze zakelijk worden gebruikt. Bij gemengd gebruik moet u dus altijd een zakelijke en een privécomponent splitsen. Voor een telefoon die door de BV aan een werknemer of DGA ter beschikking wordt gesteld, geldt in de loonheffingen het noodzakelijkheidscriterium: als de telefoon noodzakelijk is voor de functie, zijn de kosten volledig aftrekbaar en is er geen bijtelling. De WKR speelt pas een rol als niet aan het noodzakelijkheidscriterium wordt voldaan.
Dit artikel ziet op de regels onder de Wet op de loonbelasting 1964 en de werkkostenregeling (WKR) voor de jaren 2025 en 2026.
Aftrek zakelijke kosten algemeen
Zakelijke kosten met een duidelijk zakelijk karakter (zoals telefoon, internet, laptop, auto) zijn aftrekbaar voor zover ze zakelijk worden gebruikt. Gemengde kosten moet u splitsen in een zakelijk en een privédeel; het privégedeelte is niet aftrekbaar. De bewijslast voor de zakelijke onderbouwing ligt in de praktijk bij de onderneming (administratie, beleid, gebruik).
Aftrek telefoonkosten bij de BV
Stelt een BV een telefoon ter beschikking aan een werknemer of DGA en is deze noodzakelijk voor de functie, dan geldt een gerichte vrijstelling. De telefoon mag dan ook privé worden gebruikt zonder loon in natura of bijtelling, terwijl de kosten volledig aftrekbaar zijn bij de BV. Voldoet de telefoon niet aan het noodzakelijkheidscriterium, dan valt de verstrekking onder de WKR.
Noodzakelijkheidscriterium
De BV beoordeelt of de medewerker de telefoon nodig heeft om zijn werk naar behoren te kunnen doen; de mate van privégebruik is daarbij niet doorslaggevend. Wordt de telefoon noodzakelijk geacht, dan volgt de fiscus in beginsel het redelijke oordeel van de werkgever en hoeft geen bijtelling plaats te vinden voor privégebruik. De bewijslast dat een telefoon niet noodzakelijk is, ligt normaal bij de Belastingdienst, maar bij bestuurders en commissarissen moet de werkgever juist aantonen dat de telefoon noodzakelijk is.
Voorwaarden voor de vrijstelling
De gerichte vrijstelling voor de telefoon geldt alleen als aan de belangrijkste voorwaarden wordt voldaan:
- De BV betaalt de telefoon en abonnementskosten; doorbelasting aan de werknemer is niet toegestaan.
- De telefoon blijft eigendom van de BV; bij einde dienstverband of functie moet de werknemer het toestel teruggeven of de restwaarde betalen.
- De factuur staat op naam van de BV; alleen dan kan de BV de btw op de telefoonkosten in aftrek brengen.
- Wordt de telefoon via keuzeloon/cafetariaregeling (uitruil) verstrekt, dan is de gerichte vrijstelling niet van toepassing en voldoet de voorziening niet aan het noodzakelijkheidscriterium.
Een beperkte netto eigen bijdrage van de werknemer voor een luxer toestel of duurder abonnement dan noodzakelijk is, is wel mogelijk zonder de vrijstelling te verliezen.
Als niet wordt voldaan aan het noodzakelijkheidscriterium
Wordt de telefoon niet als noodzakelijk aangemerkt, dan kwalificeert de verstrekking als eindheffingsloon binnen de WKR. De waarde van de telefoon en het gebruik komt dan ten laste van de vrije ruimte van de BV. Voor 2025/2026 bedraagt de vrije ruimte 2% over de eerste € 400.000 van de fiscale loonsom en 1,18% over het loon boven € 400.000; bij overschrijding is 80% eindheffing verschuldigd over het meerdere.
Hoe werkt dit uit bij de DGA?
Voor een DGA die tevens bestuurder is, geldt de omgekeerde bewijslast: de BV moet aannemelijk maken dat de telefoon noodzakelijk is voor de uitoefening van de bestuurdersfunctie. In de praktijk is dit meestal goed te onderbouwen bij een actieve DGA, bijvoorbeeld vanwege bereikbaarheid, klantcontact en aansturing van personeel. Leg deze noodzakelijkheid vast in het personeelsdossier of een interne notitie (functieprofiel, bereikbaarheidsafspraken, beleid mobiele apparaten).
Noot: Het antwoord is gebaseerd op de bij ons bekende wetgeving en jurisprudentie per de hierboven aangegeven datum.