De werkkostenregeling (WKR) bepaalt welke vergoedingen en verstrekkingen aan personeel je onbelast mag geven en tot welk bedrag. Als werkgever mag je een deel van de totale fiscale loonsom gebruiken voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers: de zogenoemde vrije ruimte. Alles wat je daarbuiten vergoedt of verstrekt, is in principe loon, tenzij er een gerichte vrijstelling of nihil waardering geldt.
Gerichte vrijstellingen en nihil waardering
Als een vergoeding onder een gerichte vrijstelling valt (bijvoorbeeld bepaalde reiskosten, een ov-abonnement voor woon-werkverkeer of VOG-kosten), is deze onbelast en gaat de vergoeding niet ten koste van de vrije ruimte. Onder de nihil waardering vallen voorzieningen die fiscaal op € 0 worden gewaardeerd en daardoor niet ten laste komen van de vrije ruimte van de WKR, zoals bureaus, stoelen, computers, printers en vergelijkbare werkplekvoorzieningen. Ook consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd, zoals koffie, thee, water, snacks en fruit, vallen onder de nihil waardering.
Noodzakelijkheidscriterium
Voor bepaalde producten, zoals gereedschap, tablets en smartphones, geldt het zogenoemde noodzakelijkheidscriterium. Deze goederen kun je belastingvrij geven als je deze nodig vindt voor het werk. Het privégebruik is dan niet meer van belang en deze middelen gaan niet ten koste van de vrije ruimte.
De vrije ruimte in 2025
Alles wat niet onder een gerichte vrijstelling valt en niet op nihil hoeft te worden gewaardeerd, komt ten laste van de vrije ruimte. Per 2025 bedraagt de vrije ruimte in de WKR 2% tot een loonsom van € 400.000 en 1,18% voor het loon boven € 400.000. Vanaf 1 januari 2027 stijgt de vrije ruimte over de eerste € 400.000 naar 2,16%, terwijl het percentage van 1,18% voor het loon boven € 400.000 gelijk blijft.
Grondslag vrije ruimte
De grondslag voor de vrije ruimte is het totaal van het fiscale loon van alle werknemers in een kalenderjaar. Dit is hetzelfde loonbegrip als in de loonheffingen (kolom 14 van de loonstaat), inclusief vaste en variabele loonbestanddelen zoals salaris, vakantiegeld en bonussen. Loon uit vroegere dienstbetrekking (zoals pensioenen of VUT) telt in beginsel mee, maar als dit meer dan 10% van de totale fiscale loonsom is, moet de vrije ruimte worden berekend over alleen het loon uit tegenwoordige dienstbetrekking.
Btw en vrije ruimte
Voor de vraag hoeveel vrije ruimte je verbruikt, tel je de kostprijs inclusief btw mee, bijvoorbeeld de factuur van een kerstpakket of bedrijfsuitje inclusief btw en eventuele fooien. Dat de btw in jouw btw-aangifte (deels) aftrekbaar is, verandert niets aan het WKR-bedrag: voor de WKR blijft de bruto waarde inclusief btw het uitgangspunt. Bij personeelsvoorzieningen en geschenken geldt daarnaast een aparte btw-drempel van € 227 per persoon per jaar voor de aftrek van btw; dat is een btw-regel en geen WKR-regel.
Noot: Het antwoord is gebaseerd op de bij ons bekende wetgeving en jurisprudentie per de hierboven aangegeven datum.