Het versturen van papieren facturen is nog steeds gebruikelijk bij veel bedrijven, maar het versturen van facturen per e-mail en het digitaal verzenden van facturen met of zonder betaallink neemt toe. Dit proces kost veel tijd. De ontwikkeling is dat dit met e-facturatie minder tijdrovend wordt.
E-facturatie is onderdeel van het ViDA-initiatief (VAT in the Digital Age) van de Europese Commissie en omvat het digitaal versturen, ontvangen en verwerken van elektronische facturen. Deze facturen zijn altijd opgesteld in een gestandaardiseerd formaat, zoals UBL (Universal Business Language). Ze worden digitaal overgedragen van het ene boekhoudpakket naar het andere en automatisch verwerkt.
Kort gezegd is een e-factuur een digitaal bestand dat van het ene boekhoudsysteem naar het andere gestuurd wordt en automatisch wordt verwerkt.
Is e-facturatie verplicht in Nederland?
Op dit moment is e-facturatie in Nederland nog niet verplicht. In sommige buurlanden, zoals België en Duitsland, is dit al wel het geval. Europa verwacht dat e-facturatie in de toekomst de norm wordt.
Wat zijn de voordelen van e-facturatie?
E-facturatie helpt je cashflow verbeteren op de volgende manieren:
- Snellere betalingen: E-facturen worden direct in het systeem van de ontvanger geboekt, waardoor ze sneller verwerkt en betaald worden. Ook bespaar je tijd omdat je niet meer hoeft na te bellen.
- Minder administratief werk: Geen papieren facturen meer printen, versturen of archiveren, wat tijd bespaart en fouten vermindert.
- Kostenbesparing: Minder administratieve handelingen betekent lagere administratie- en personeelskosten.
Noot: Het antwoord is gebaseerd op de bij ons bekende wetgeving en jurisprudentie per de hierboven aangegeven datum.